• یادداشتی از مهندس حمید اله وردی  مدیر مهندسی و توسعه شرکت پالایش گازفجرجم

 
به موازات پیشرفت شگرف در فناوری اطلاعات و ارتباطات و گسترش فعالیت های سازمان ها، شرکت ها و افزایش تعاملات داخل و خارج سازمان آنها، استفاده از تکنولوژی مدیریت اسناد در راستای تبدیل اسناد کاغذی با الکترونیکی و ایجاد ساختار منظم و منسجم اطلاعات اجتناب ناپذیر است.

• مرکز اسناد فنی:

سیستم مدیریت اسناد یا آرشیو الکترونیکی بهترین راه حل و کارآمدترین ابزار  جهت تولید ، بایگانی، ساماندهی و جستجو ، دسترسی و مدیریت برخط ( on line ) اطلاعات ، نقشه ها ، اسناد و مدارک فنی، تصویری و … می باشد.
این سیستم موجب تسریع و تسهیل در تولید، نگهداری، بازیابی، ویرایش، به اشتراک گذاری و انتقال امن اطلاعات بدون محدودیت زمان و مکان می باشد.

• برخی مزایای بایگانی الکترونیکی:

  –عدم نیاز به مراجعه حضوری کارشناسان به محل مرکز اسناد–
–دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در هر زمان و مکان
–جلوگیری از مخدوش و فرسوده شدن اسناد
–امکان تعیین  سطح دسترسی در سطوح مختلف جهت ایجاد امنیت کامل در سیستم

• اقدامات انجام شده/ درحال انجام

از آنجائیکه احداث و راه انداری پالایشگاه در ابتدای دهه شصت اتفاق افتاده است و کلیه مستندات تهیه شده اعم از نقشه ها، کتابچه های راه اندازی و اسناد فنی بصورت کاغذی تهیه و مورد استفاده قرار گرفته اند و بعضا کیفیت خود را نیزاز دست داده اند ضرورت الکترونیکی نمودن و بازیابی آنها کاملا محسوس و ضروری می باشد که در این راستا طرح تسریع در مکانیزه نمودن مرکز اسناد فنی شرکت از اواسط سال 98 آغاز گردید که در قدم اول کلیه نقشه های موجود از ابتدای احداث پالایشگاه اسکن و بصورت الکترونیکی ذخیره گردید و در حال حاضر نیز سایر مستندات از جمله کتابچه های راه اندازی، دستورالعمل ها و … در حال اسکن شدن و ذخیره می باشد که برنامه ریزی گردیده است حداکثر تا پایان آذرماه سال جاری به اتمام برسد.
لازم به ذکر است به موازات اقدامات در حال انجام فوق الذکر، در اقدامی موازی ضمن تشکیل و شروع بکار کارگروه ساماندهی اسناد فنی پالایشگاه ، در راستای مدیریت کلیه اسناد الکترونیکی اسکن شده و موجود در سیستم داخلی شرکت ، اقدامات لازم جهت تهیه نقشه راه و تهیه و پیگیری عملیاتی نمودن دستورالعمل های اجرایی برای مدیریت و نحوه بهره برداری از اسناد مذکور در حال انجام می باشد.

• کتابخانه الکترونیکی:

یکی دیگر از اقدامات در حال پیگیری به موازات اقدامات فوق الذکر ، طرح الکترونیکی نمودن کلیه کتب و استانداردهای موجود در کتابخانه فنی فعلی شرکت می باشد که به دلایل مشابه و مزایای الکترونیکی نمودن کتب موجود و مورد نیاز کلیه کارشناسان و ادارات شرکت در حوزه های مختلف فرآیندی، مکانیکی، برق، الکترونیکی و … در مرحله تعیین و انتخاب مناسب ترین نرم افزار در این رابطه و سپس بهره گیری از آن می باشیم.

• نصب و بهره برداری از ماکت روم پالایشگاه

با توجه به اینکه این شرکت سالیانه پذیرای مهمانان مختلف شرکتی و حتی برون سازمانی جهت بازدید، آموزش و آشنایی با فرآیندهای مختلف عملیاتی می باشد و از طرفی محدودیت های عملیاتی بدلایل وجود ریسک های ایمنی و سلامتی حضور آنان در سایت عملیاتی با مخاطرات زیادی همراه می باشد که با تدابیر لازم و همکاری بخش های مختلف اعم از مهندسی، بهره برداری ، HSE ، روابط عمومی و … تاکنون  اجابت و انجام گردیده است.
از آنجائیکه ماکت کلیه فرآیندی پالایشگاه که در مقیاس   یک به پنجاه  تهیه گردیده است یکی از کاملترین ماکت های موجود در بین شرکتهای پالایشگاهی ایران می باشد از سالیان گذشته در بیرون ازمحوطه پالایشگاه صرفا نگهداری و در حال از بین رفتن بوده است، لذا پس از بررسی های لازم و تعیین جانمایی مناسب همراه با رفع ایرادات و نواقص اقدام به انتقال به محل مناسب فعلی  بصورت یکپارچه و در یک محل با مرکز اسناد فنی شرکت گردید و مجددا مورد بهره برداری قرار می گیرد که ضمن جلوگیری از مستهلک شدن ماکت مذکور ، به شکل مناسب همراه با متولی مشخص و کارآمد مورد بهره برداری واقع می گردد.
در پایان لازم است از حمایت های بی دریغ، همه جانبه و راهنمایی کامل مدیر عامل محترم  شرکت و کلیه اداران و همکاران محترم فعال در پیگیری و اجرایی شدن اقدامات فوق الذکر که قطعا اقداماتی ماندگار و زیرساختی برای این شرکت خواهد بود تقدیر وتشکر بعمل می آید./